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高效人士管理时间的8大法则  

2016-10-10 10:40:19|  分类: 人生感悟 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 列出条目任务,寻找高效时段,合理利用碎片,减少后台运行......好像我们都知道,但是为什么做不到呢?

来源:请辩(qingbian-cll)
       作者:蔡垒磊,天使投资人,简书推荐作者,高智商协会“胜寒”终身会员。个人公众号:请辩(qingbian-cll)。

时常有朋友在后台问我,蔡老师,为什么你在短短一天里可以干这么多事?而我看两集韩剧就感觉半天没了?

你的感觉没有错,所以我并不看韩剧。

好吧,我承认,我怕会上瘾。

每个人一天的时间都是24小时,我并不比各位多,但如果可以晒个每日总结的话,大多数情况下也确实能比普通人多干点事儿。

既然时间总量不能增加,那么秘诀就肯定在于管理了。这么说并不是给自己戴高帽,只想与大家分享一下我本人的时间管理习惯,希望对你们的工作、生活有裨益,就不枉费我吐血整理了。

1.列出条目任务

多数人的一天都是浑浑噩噩的。到了晚上合眼之前,试着回想一下今天都干了些什么,很多人说不出个所以然来,好像做了很多事,但又似乎没做什么重要的事。

从小我们就被教育,做事要有计划,于是,我们试着早起将当日计划写得满满当当。然而如果每天都需要如此严谨地对待工作和生活,怕是多数人都坚持不下来,况且列计划本就是个很耗时间的事情,它将你本就不多的闲暇时间又挖走了一块。

意志力是个稀缺资源,用力过猛往往适得其反。

高效建议:要摆脱“混日子”的状态,就要试着将每日的任务列出。这是不是会很花时间?不,你只需把当日重点要完成的任务条目式地列在某张便签(或手机便签)上即可,就一两分钟时间,无需事无巨细,也无需作额外的标记和说明,且随时可以增添,完成一件则划掉一件。千万别小看这一步,它会清晰地告诉你一天内究竟干了多少事,有没有虚度。

2.寻找高效时段

我们的大脑活跃程度和精力的聚焦程度在每天的不同时段是有很大差异的,这就是为什么我很反对千篇一律的早睡早起习惯的养成。

每个人都有自己的高效时间段,有的人是清晨,有的人是夜晚,还有的是中午或下午(较少见)。你应该先找出自己的高效时间段,这很容易,将同一任务放在不同时间段简单测试下就能知晓。

 

高效建议:明确了自己的高效时间段以后,尽量试着把每日最烧脑或最希望完美收尾的任务放到这一时间段来完成,以保证脑力的高效利用。

3.远离噪音干扰

在日常的工作进行时中,明明工作任务尚未完成,为何你总是会忍不住刷刷微博,看看微信群,翻翻朋友圈?

作为一个有好奇心的正常人类,我们很难对“叮咚”的声音充耳不闻,我们很难对闪着小光点的黑屏手机视而不见,我们有红点强迫症,我们有信息恐慌。

这都没有问题,因为这些都属正常现象,但这种即时获取的快乐很容易刺激你的多巴胺的分泌,让你无法停止。接下来这幕你就很熟悉,不知不觉过了两个小时,除了得到些明星八卦外,啥也没干成。

高效建议:我有很多作者朋友在写作时旁边都是不放手机的,为什么我举这个例子,因为写作是利用整块时间做事的典型。他们这么做的目的就是让自己保持专注,避免好不容易聚拢的思绪被突然扯断,要知道许多灵感走了是不会回来的。

4.合理利用碎片

除去每天用来处理重要任务的大块时间外,我们还拥有许多被割裂开来的碎片时间。它们就犹如做完衣服剩下的下脚料一样,已经无法再用来做成一件完整的衣服,于是,经常被弃之如敝履,比如等人的10分钟,下班前等着打卡的5分钟等。

这些下脚料并非全无用处,我们有一些大块时间才能完成的重要任务,也有一些只需碎片时间就能完成的小任务,例如认真读一篇“请辩”的文章。

 

高效建议:利用碎片化的时间做碎片化的事,例如你可以利用在地铁上、公交车上、厕所内(据说会长痔疮)的时间,或是在每项任务之间的间隙,来完成一些碎片任务,例如碎片阅读等,这样就能将时间最大化地利用起来。

5.减少后台运行

很多人会在某项任务遇到困难时,选择将其暂时搁置,而后开始处理一项新的任务,在新的任务遇到困难时,又转而处理一项更新的任务,这个过程有点类似操作系统上多任务的后台运行。

由于你刻意回避困难,因此每项任务你都卡在了关键处,捞哪样都捞不起。

之后,你就会感到莫名的心情烦躁,因为你的后台任务是如此的多,当你处理A时,一直惦记着B,当你处理B时,又同时惦记着A、C、D……你发现你无法集中精神,这是因为你的大脑这个CPU满载了,正疲于奔命。

高效建议:处理任务时如要放下,尽量处理到阶段性收尾,尽量少做后台运行,以便能最大限度将自己的注意力集中到当下任务中。

6.降低切换频率

很多人喜欢在某个时间段同时干两件事,这无可厚非,数量不多的多线程处理对于有能力的人来说,易如反掌。但部分人有个很坏的习惯,他们喜欢频繁切换。

比如手边放着两本书,先翻开A书看一点,再翻开B书看一点,回头再看点A书,再看点B书……如此循环往复,频繁切换,他们的头就像摇头电扇一般,一直处于转来转去中。

频繁切换的最大坏处在于隐性损耗。试着回忆在你专心工作之时,被突如其来的事情打断,当你半小时后重新回到电脑前,普通人至少需要5分钟时间的整理才能将脑细胞的触点恢复到之前的活跃状态,这5分钟就是损耗,切换越频繁,损耗就越大。

高效建议:欲速则不达,尤其在对珍贵的整块时间进行利用之时,与其让切换间隙的损耗白白流失,不如集中力量将一件事做到完美。

7.明确任务目的

由于人是天生的多线程动物,因此,我们在处理任务时常常会“跑偏”。比如找几个朋友谈点事情,明明主题是合作推广一个新产品,聊着聊着就变成了家长里短,最后在时间紧迫的状况下只拿出了一个四不像的方案草草收尾。

这种事情非常常见,并不是朋友之间只能聊工作,不能谈感情,但现实情况是,通常只要有一个人提到某项八卦或生活琐事,就容易引爆一个持久的话题,毕竟这些可比工作精彩有趣得多。

 

高效建议:每个人都必须明白当下的主次,我来这里做什么,当下的主要任务是什么。完全可以多线程处理问题,但必须时刻保持界限,当完成了主要任务之后,只要有剩余时间,想聊多久都没问题。

8.挤挤,再挤挤

时间的高效利用来源于有效管理,而管理的首要条件就是原材料。既然原材料的总量不可增加,调整不同任务之间的时间分配就变得非常关键。很多重要任务不仅需要工作效率,大量的时间基数也必不可少。

当我准备在公众号上进行思想传播之时,我曾一度怀疑自己是否还能分出这份精力。我的时间早已满满当当,身兼数职的我如何再分身出另一个我?

但我经过漫长的排除法,依然把时间“造”了出来。首先我戒掉了午休的习惯,然后将晚上的睡觉时间延后了一小时(勿简单模仿,因人而异),接着,拥有了数万的你们。

高效建议:当一只瓶子被石子塞满,你依然能往里加沙,当它被沙填满,你依然能往里加水。时间就像乳沟,挤挤,真的都会有。

当我分享完这篇文章的时候,我得到了极大的满足感,我希望把这份感受同样带给你们,并看到你们的改变,期待你们遇见更好的自己。
 

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